Угода про обробку персональних даних

Ця Угода є частиною Умов використання Aideno для бізнес-клієнтів. Додатки описують обробку, безпеку, субпроцесорів і міжнародні передачі.

1. Сторони, сфера дії та пріоритет

Сторони: бізнес-клієнт, визначений в акаунті чи прийнятому замовленні (Клієнт), і Oleksandr Dmytriv, підприємець, dr. Jana Piltza 43, 30-392 Kraków, Poland, NIP 5732940047, support@aideno.chat (Aideno). Для пілоту з самостійною реєстрацією Клієнт є ФОП, повне ім’я та адресу якого вказано під час налаштування. Особа, яка приймає Угоду, повинна мати повноваження. Ім’я, адреса й email Клієнта мають бути точними в акаунті чи замовленні; одного Instagram username недостатньо для ідентифікації сторони.

Угода охоплює персональні дані, які Aideno обробляє від імені Клієнта (Дані Клієнта). Клієнт є контролером, Aideno — процесором; у термінах застосовного українського права — володільцем і розпорядником персональних даних. Якщо Клієнт сам є процесором іншого контролера, таку модель потрібно письмово узгодити до надання його даних.

Застосовне право охоплює GDPR (Регламент ЄС 2016/679), відповідне польське право та Закон України «Про захист персональних даних», де він застосовується. Угода приймається разом із версією Умов, яка її включає, або окремо письмово й діє, доки Aideno має Дані Клієнта. У питаннях захисту даних вона має пріоритет над загальними Умовами; обов’язкове право та застосовні SCC мають пріоритет над обома. Власна обробка Aideno для акаунтів, підтримки, оплати й закону описана в Політиці приватності та не розширюється цією Угодою.

2. Вказівки та обов’язки Клієнта

Aideno обробляє Дані Клієнта лише за документованими вказівками: цією Угодою, прийнятим замовленням, ввімкненими функціями й налаштуваннями та подальшими письмовими вказівками уповноваженого контакту, включно з розкриттям і передачами. Якщо іншу обробку вимагає право ЄС чи держави-члена, Aideno повідомить про це заздалегідь, якщо закон не забороняє повідомлення з важливих суспільних підстав. Aideno негайно повідомить, якщо вважає вказівку порушенням права захисту даних, і призупинить її виконання до вирішення питання.

Клієнт визначає цілі, правові підстави, повідомлення, уповноважених користувачів, належні строки зберігання, точність і мінімізацію наданих даних. Він має право підключати акаунти й доручати описані обробку та передачі. Aideno зберігає власні юридичні й договірні обов’язки; дозвіл Клієнта їх не скасовує. Дані Клієнта не продаються, не використовуються для реклами Aideno та не передаються за добровільним увімкненням для навчання моделей загального призначення.

3. Конфіденційність і безпека

Aideno забезпечує конфіденційність з боку уповноважених осіб і доступ лише за службовою потребою; підтримує пропорційні ризику технічні й організаційні заходи за статтею 32 GDPR, включно з додатком B, та регулярно оцінює їхню ефективність. Зміни не повинні істотно знижувати загальний захист. Сертифікація чи виділена інфраструктура не обіцяються без прямої домовленості.

4. Субпроцесори

Клієнт надає загальний письмовий дозвіл на субпроцесорів та умовну обробку в додатку C. Aideno покладає на них обов’язки, які забезпечують потрібний за цією Угодою й законом захист, і відповідає перед Клієнтом за виконання цих обов’язків субпроцесорами. Відомості про подальших субпроцесорів доступні за посиланнями на списки провайдерів і через Aideno.

Перед додаванням або заміною субпроцесора Aideno повідомить контакт акаунта email щонайменше за 30 днів до нової обробки. Протягом цього строку Клієнт може заперечити з обґрунтованих причин захисту даних. Сторони шукатимуть альтернативу чи виправлення. За відсутності рішення кожна сторона може припинити відповідну функцію чи Сервіс до початку нової обробки; Aideno поверне передоплату за невикористаний відповідний період. Публікація списку не замінює повідомлення.

5. Запити осіб і допомога

Aideno оперативно передає Клієнту запити щодо його даних, не відповідаючи по суті без вказівок або законного обов’язку. З урахуванням характеру обробки Aideno допомагає належними технічними й організаційними заходами виконувати запити на доступ, виправлення, видалення, обмеження, перенесення й заперечення, зокрема знаходити та експортувати записи. Контакт: support@aideno.chat; окремий портал самообслуговування не є необхідним.

З урахуванням обробки й доступної інформації Aideno допомагає з безпекою, інцидентами, оцінкою впливу та попередніми консультаціями за статтями 32–36 GDPR. Виняткові роботи й розумна плата погоджуються заздалегідь і не можуть перешкоджати чи затримувати обов’язкову допомогу. Aideno надає інформацію, потрібну для дотримання законних строків.

6. Порушення захисту даних

Aideno без невиправданої затримки повідомить контакт Клієнта після виявлення порушення захисту Даних Клієнта: характер, категорії даних та осіб і приблизні кількості, якщо відомі, ймовірні наслідки, вжиті чи запропоновані заходи й контакт. Відсутні відомості надаються надалі без невиправданої затримки. Aideno вживає розумних заходів стримування, розслідування й усунення та співпрацює з Клієнтом. Клієнт вирішує питання повідомлення органів і осіб; незалежні обов’язки Aideno зберігаються.

7. Повернення, видалення та зберігання

Під час надання Сервісу Aideno виконує правомірні вказівки щодо видалення чи обмеження. Після завершення обробки Клієнт обирає повернення даних у поширеному придатному електронному форматі з подальшим видаленням або видалення без повернення. Вибір слід повідомити до видалення акаунта. За відсутності вибору Aideno зв’яжеться з Клієнтом і надасть 30 днів для запиту повернення перед видаленням. Раніша правомірна вказівка про видалення має пріоритет.

Aideno завершує повернення чи видалення без невиправданої затримки, зазвичай протягом 30 днів після вказівки чи завершення строку вибору, і підтверджує результат та залишкове законне зберігання. Це охоплює відповідні копії субпроцесорів і постійний стан ШІ, а не лише локальну базу. Коротший законний строк має пріоритет. Про операційну перешкоду буде оперативно повідомлено; вона не продовжує права Клієнта чи особи безстроково.

Наявні копії видаляються, якщо їх зберігання не вимагає право ЄС чи держави-члена. Обмежені резервні копії залишаються захищеними, не використовуються у звичайній обробці й видаляються за документованим циклом; Aideno повідомить цей цикл на запит і при припиненні та повторно застосує видалення після відновлення. Законне зберігання обмежується метою та строком. Вказівки Клієнта не дозволяють безстроково зберігати всі розмови для загальної безпеки чи поліпшення.

Копії у власних акаунтах Instagram і Google Клієнта залишаються під його контролем і умовами платформ. Припинення доступу Aideno не стирає їх та не скасовує записи автоматично. Aideno відокремить їх від копій, які зобов’язаний видалити як процесор, і надасть розумну допомогу.

8. Підтвердження виконання

Aideno надає інформацію, потрібну для підтвердження виконання Угоди й статті 28 GDPR, та допускає і сприяє аудитам, включно з перевірками Клієнта або його аудитора. Спочатку використовуються достатні документи; узгоджуються розумні умови конфіденційності, доступу, строків і захисту інших клієнтів. Вони не виключають необхідну інспекцію, не обмежують наглядовий орган і не затримують термінове розслідування чи законний обов’язок.

9. Передачі та зміни

Міжнародна обробка регулюється додатком D. Прийняття Умов або підключення акаунта не є загальною згодою суб’єктів на передачі. Aideno не починає й не продовжує передачу без необхідного законного механізму. Істотні зміни відбуваються за процедурою повідомлення в Умовах і не зменшують обов’язкового захисту. Зміна версії на сторінці сама собою не замінює чинні договори заднім числом.

Додаток A — Опис обробки

• Предмет і мета: робота з Instagram бізнесу, розмови за допомогою ШІ, записи та їх зміни, робочі сповіщення, відповідні підтримка й безпека.
• Характер: отримання, зберігання, впорядкування, пошук, створення й класифікація тексту, передача відповідей, перевірка зайнятості календаря, створення й видалення подій, контроль доступу, повернення й видалення даних, необхідні операційні записи.
• Особи: співрозмовники бізнесу, потенційні й наявні клієнти, учасники записів, працівники чи представники бізнесу, згадані в даних.
• Дані: імена, Instagram ID і usernames, текст, реакції, метадані й посилання вкладень, час, мова, статус розмови, вподобання щодо послуг, записи, нотатки, метадані календаря та зайнятість, авторизаційні дані, входи й результати ШІ, ідентифікатори провайдерів, вебхуки, доставка, підписки й маршрутизація сповіщень.
• Строк і частота: постійно за ввімкнених функцій, потім лише для повернення чи видалення за розділом 7. Строки визначаються необхідністю для послуг і правомірними вказівками, а не необмеженим правом зберігати все протягом існування акаунта.
• Виключені цілі: медичні записи, оцінювання здоров’я, навмисна обробка спеціальних категорій чи даних про правопорушення, збір документів або карткових реквізитів, сервіси для дітей. Незапитані чутливі дані захищаються й оперативно опрацьовуються належним чином; вони не розширюють дозволену мету.

Додаток B — Заходи безпеки

Застосунок використовує розмежування доступу за бізнесом і PostgreSQL row-level security, хешування паролів, шифрування збережених токенів Instagram і Google, рольовий адміністративний доступ. Доступ до розміщеного сервісу — через HTTPS. Production-секрети й ключі мають бути доступні лише уповноваженим особам. Підписані callback-запити Meta й налаштовані перевірки підписів вебхуків захищають вхідні інтеграції.

Aideno підтримує перегляд доступу, зобов’язання конфіденційності, оновлення безпеки, реагування на інциденти, необхідні журнали й захищені резервні копії з документованими строками та відновленням. Доступ підтримки обмежується метою й потрібними даними. Для даних Google діє Limited Use. Це операційні обов’язки, а не твердження про сертифікацію ISO/SOC чи наскрізне шифрування всього збереженого тексту.

Додаток C — Провайдери та ролі

Render Services, Inc. — інфраструктурний субпроцесор

Хостинг застосунку й фонового процесу, PostgreSQL, журнали, резервні копії та підтримка інфраструктури; може обробляти всі категорії додатка A. Це американський провайдер; регіон розгортання не виключає міжнародного доступу підтримки чи субпроцесорів. Умови й подальші провайдери: Render DPA та центр довіри Render. Фактичний регіон production і застосовні гарантії доступні на запит; обробка виключно в ЄС тут не обіцяється.

OpenAI — субпроцесор ШІ, коли функцію ввімкнено

Обробляє потрібну історію, бізнес-контекст, інструкції, похідну інформацію планування, результати й метадані ШІ. OAuth-секрети не передаються в промптах. За опублікованими умовами для клієнта з ЄЕЗ стороною є OpenAI Ireland Ltd.; афілійовані особи й субпроцесори можуть працювати у США та інших зазначених країнах. Дивіться OpenAI DPA і список субпроцесорів. Нульове зберігання чи обробка лише в ЄС не обіцяються. Постійний стан розмов, якщо використовується, видаляється окремо від локальних записів.

Необов’язкові сповіщення браузера

Якщо користувач бізнесу вмикає сповіщення, браузер чи операційна система обирає push-сервіс, наприклад Apple, Google або Mozilla. Він отримує метадані підписки й доставки та зашифрований вміст, що може містити ім’я чи username клієнта й посилання на розмову. Країни та умови залежать від браузера. Увімкнення доручає таку умовну доставку; Aideno має забезпечити потрібні умови обробки й гарантії передачі до використання цього маршруту. Можна вимкнути сповіщення й користуватися вхідними повідомленнями. Це не дозвіл на невизначеного майбутнього субпроцесора, обраного Aideno.

Підключені платформи та власні провайдери Aideno

Meta/Instagram і Google Calendar надають Клієнту його акаунти за окремими відносинами з платформою; підключення доручає необхідний обмін. Незалежну обробку платформ регулюють їхні умови та повідомлення. Сама інтеграція не робить їх субпроцесорами Aideno. Resend для підтвердження акаунтів, відновлення паролів, листів безпеки та налаштованих демонстраційних запитів обробляє власні дані Aideno як контролера; ця Угода наразі не дозволяє передавати йому розмови Клієнта. Таке розширення потребує процедури зміни субпроцесорів.

Додаток D — Міжнародні передачі даних

З України до Польщі

Клієнт доручає обробку Aideno в Польщі. За застосовного українського права він визначає правову підставу та надає необхідні повідомлення; міжнародну передачу регулює стаття 29 Закону «Про захист персональних даних». Польща входить до ЄЕЗ — категорії держав, визнаної цією статтею такою, що забезпечує належний захист. Це не дозволяє автоматично кожну подальшу передачу. Aideno допомагає документувати додаткові потрібні гарантії.

З ЄЕЗ до провайдерів чи користувачів Клієнта в інших країнах

Aideno визначає експортера, імпортера, країни, дані, мету та подальших отримувачів і застосовує главу V GDPR, де потрібно, зокрема для віддаленого доступу. Використовується чинне рішення про належний захист, що охоплює отримувача й дані, або належні гарантії, наприклад незмінені стандартні договірні положення Єврокомісії за Рішенням ЄС 2021/914, із правильним модулем і заповненими додатками. За потреби оцінюються ризики країни й додаткові заходи. Виняткова згода чи договірні відступи не використовуються як звичайна підстава регулярних передач.

Надання доступу з Польщі окремому контролеру-Клієнту чи іншому отримувачу в Україні також може потребувати механізму передачі, навіть якщо дані спочатку надав Клієнт. Додаток E включає модуль Four SCC «процесор — контролер» до цієї Угоди за виконання його умов, з електронним прийняттям і заповненням даних сторін. Він не застосовується автоматично до кожного Клієнта. Українські вимоги та GDPR оцінюються окремо й не є взаємозамінними.

Підтвердження та зупинення передачі

Aideno зберігає застосовні умови провайдерів, оформлені інструменти передачі, оцінки й відомості про фактичні країни та надає відповідні копії на запит із необхідними вилученнями конфіденційних даних. Посилання на DPA провайдерів самі собою не укладають договорів із ними. Прийняття клієнтських SCC регулює додаток E; прийняття чи посилання не замінює потрібної оцінки передачі та не доводить сертифікацію Data Privacy Framework. За неможливості підтримувати належний захист передача припиняється, а сторони організовують законну альтернативу чи повернення/видалення. Загальна «угода про передачу даних» не замінює потрібного правового інструменту.