Політика конфіденційності

Aideno допомагає бізнесу працювати з повідомленнями Instagram, переглядати розмови, створювати й надсилати відповіді за допомогою ШІ та, за підключення Google Calendar, керувати доступним часом і записами на послуги. Ця політика описує обробку персональних даних, зокрема отриманих через API Meta та Google і переданих постачальнику ШІ для ввімкнених функцій.

Хто відповідає за дані

Oleksandr Dmytriv, підприємець у Польщі, є контролером даних, потрібних для створення й адміністрування облікових записів Aideno, безпеки сервісу, підтримки, відносин із бізнес-клієнтами та виконання закону.

• Контролер: Oleksandr Dmytriv.
• Адреса діяльності: dr. Jana Piltza 43, 30-392 Kraków, Poland.
• Податковий номер: NIP 5732940047.
• Контакт із питань приватності: support@aideno.chat.
• Окремого спеціаліста із захисту даних не призначено; звертайтеся за цим контактом.

Бізнес-клієнт є контролером (володільцем) даних своїх співрозмовників, контактів і записів на послуги. Aideno обробляє їх як процесор (розпорядник) за його вказівками. Обмежену обробку для власної безпеки, запобігання зловживанням, виконання закону чи захисту прав Aideno здійснює як окремий контролер; це не дозволяє використовувати розмови для реклами або навчання моделей загального призначення. Обов’язки процесора та передачі даних описані в Угоді про обробку персональних даних.

Якщо ви написали бізнесу в Instagram або записалися на послугу, зверніться до цього бізнесу щодо його практик і своїх прав. Ви також можете звернутися до Aideno.

Кого стосується політика

Політика стосується людей, які пишуть підключеним професійним акаунтам Instagram, учасників запитів і записів на послуги, адміністраторів та уповноважених користувачів Aideno, персоналу Aideno, а також відвідувачів, які подають запит на демонстрацію продукту.

Які дані обробляються

• Обліковий запис і доступ: email, хеш пароля, хеші й строки токенів підтвердження email та відновлення пароля, належність до робочого простору бізнесу, сесії, версії й час прийняття юридичних документів, адміністративні права.
• Instagram: ідентифікатори, імена користувачів, статус підключення, дозволи OAuth, строки дії та зашифровані токени доступу, статус вебхуків.
• Google: дозволи OAuth, статус підключення й оновлення авторизації, зашифровані refresh-токени.
• Google Calendar: ідентифікатори, назви, часові пояси, права доступу та ознака основного календаря; ідентифікатори, статус, початок і завершення наявних подій для визначення зайнятості; ідентифікатори, посилання, час і приватні технічні поля подій Aideno.
• Записи на послуги: розрахований доступний час, збережені пропозиції, обрані послуги, стан і збережені деталі записів.
• Контакти Instagram: ідентифікатори відправника й отримувача, імена та імена користувачів, час і помилки завантаження профілю.
• Повідомлення: вхідний текст, відповіді ШІ та бізнесу, реакції, метадані й посилання на вкладення, час, ідентифікатори та статус доставки. Вміст вкладень не аналізується ШІ у потоці планування записів.
• Вебхуки: отримані від Instagram дані подій, ключі, час отримання, стан обробки та відомості для виявлення повторів.
• Керування розмовами: мова, режим автоматизації, статус потенційного клієнта, позначки уваги, стислий опис наміру, внутрішні нотатки, архів, черги, повторні спроби й помилки.
• ШІ: бізнес-контекст і база знань, інструкції та їхні версії, збережені запити й результати, ідентифікатори розмов і відповідей OpenAI, моделі, використання токенів і помилки.
• Сповіщення браузера: адреса підписки та ключі шифрування, пов’язаний із пристроєм ідентифікатор, налаштування, історія доставки й помилки; ім’я або username клієнта та посилання на розмову в сповіщенні.
• Запити на демонстрацію: ім’я, спосіб зв’язку та контакт, мова інтерфейсу, джерело запиту, статус надсилання сповіщення команді Aideno.
• Технічні дані: ідентифікатори запитів, журнали доступу, безпеки (зокрема хешовані email, IP та ідентифікатор браузера), аудиту, роботи фонового процесу та помилок, зокрема відомості про IP у журналах хостингу, якщо він їх зберігає.

Початковий сервіс не призначений для медичних записів, оцінювання здоров’я, спеціальних категорій даних (зокрема здоров’я, релігії, політичних поглядів чи біометрії), даних про правопорушення, збору документів, реквізитів платіжних карток або сервісів для дітей. Бізнес-клієнтам заборонено навмисно запитувати чи завантажувати такі дані. Якщо співрозмовник надіслав їх самостійно, бізнес має обмежити подальшу обробку та організувати належне видалення або інше правомірне опрацювання разом з Aideno.

Джерела даних

Дані надходять від користувачів і персоналу під час входу, налаштування та підтримки; від відвідувачів форми демонстрації; з OAuth, API та вебхуків Meta/Instagram і Google; від співрозмовників Instagram; від постачальника ШІ. Aideno також створює відповіді, розрахунки, статуси, черги й технічні записи під час роботи.

Цілі та правові підстави

• Виконання договору або дії на запит особи до його укладення — стаття 6(1)(b) GDPR: обліковий запис клієнта-фізичної особи, замовлені функції й підтримка.
• Законні інтереси — стаття 6(1)(f): адміністрування бізнес-відносин і доступу працівників, які особисто не є стороною договору, замовлені робочі сповіщення, безпека, протидія зловживанням, аудит, підтвердження доставки, усунення помилок і захист прав.
• Юридичні обов’язки — стаття 6(1)(c): обов’язкові запити, облік, регуляторні вимоги та належні запити щодо захисту даних.
• Згода — стаття 6(1)(a): лише коли її окремо запитують для конкретної необов’язкової мети.
• Відповіді на запити про продукт — дії на прохання відвідувача до договору або законний інтерес у відповіді на бізнес-звернення.

Для розмов, контактів і записів своїх клієнтів правову підставу визначає бізнес-клієнт; він надає необхідні повідомлення та забезпечує права осіб. Aideno обробляє ці дані для обраних ним функцій. Дані для входу та підключення інтеграції потрібні для відповідної функції; без них вона не працюватиме. Сповіщення та запити демонстрації добровільні. Прийняття Умов чи ознайомлення з політикою не є згодою на сторонній маркетинг або будь-яку обробку.

Instagram і Meta

Aideno запитує базовий бізнес-доступ Instagram і дозволи керування повідомленнями підключеного професійного акаунта. Доступ можна відкликати в Instagram або Meta. Це може зупинити отримання й надсилання повідомлень, оновлення токенів і підписки на вебхуки.

Після дійсного підписаного запиту Meta на видалення Aideno шукає відповідний підключений акаунт, видаляє пов’язані робочі простори й залежні записи розмов із бази та повертає код і сторінку підтвердження. За відсутності збігу це фіксується. Підтвердження стосується бази Aideno, а не видалення стану ШІ у провайдера, резервних копій або записів у Meta чи Google. Для запиту, що охоплює додаткові системи, зверніться до підтримки.

Google Calendar і дані Google API

• https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendarlist.readonly — перелік доступних для запису календарів, їхні ідентифікатори, назви, часові пояси, права та ознака основного календаря.
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.events — визначення зайнятості та створення, читання й видалення приватних подій Aideno в обраному календарі.

Дозвіл events технічно охоплює доступні акаунту календарі, але Aideno обмежує використання календарем, обраним адміністратором. Для зайнятості читаються ідентифікатор, статус, початок і завершення подій. Скасування може видалити подію Aideno; перенесення — створити нову й видалити попередню. Створені події можуть містити ім’я або Instagram username клієнта, послуги й доповнення, тривалість та ціну. Позначка «приватна» не усуває доступ усіх уповноважених адміністраторів календаря; його права контролює бізнес.

Дані Google використовуються лише для видимих користувачеві календарних функцій, їхньої безпеки й надійності, замовленої підтримки та виконання закону. Вони не продаються, не використовуються для реклами чи навчання моделей ШІ загального призначення. Назви, описи та списки учасників наявних подій не передаються ШІ. Для відповіді про запис OpenAI може отримати розрахований вільний час, відповідні послуги й ціни, статус запису та, за потреби, посилання на створену Aideno подію.

Використання й передача даних Google API відповідають Google API Services User Data Policy, зокрема Limited Use. Доступ людей допускається лише у дозволених цією політикою випадках: за явною згодою адміністратора для підтримки, для безпеки чи розслідування зловживань, за законом або для внутрішніх операцій з агрегованими й належно захищеними даними.

Доступ можна відкликати в налаштуваннях Google Account або відключити інтеграцію в Aideno; за відсутності відповідного елемента керування зверніться до підтримки. Завершене відключення в Aideno видаляє збережений refresh-токен і метадані обраного календаря. Відкликання у Google припиняє майбутній доступ, але саме собою не видаляє операційні записи Aideno; зашифроване недійсне значення токена також може залишатися до відключення чи видалення. Видалення акаунта й скасування підписки — окремі дії.

ШІ та автоматизація

Повідомлення підключеному бізнесу можуть оброблятися автоматично. Для ввімкнених відповідей Aideno передає ШІ потрібну історію, бізнес-контекст, інструкції та метадані. Результат може містити відповідь, мову, статус потенційного клієнта, позначку уваги або рішення не відповідати. Сервіс призначений для обслуговування та роботи із запитами, а не для рішень із юридичними чи подібними істотними наслідками для особи. Бізнес забезпечує необхідні повідомлення, контроль результатів та відключення автоматизації, коли потрібна людина.

Aideno не використовує повідомлення Instagram і похідні календарні дані для навчання моделей загального призначення та не вмикає передачу API-даних OpenAI для навчання. За правилами зберігання OpenAI API навчання на API-входах і результатах вимкнене за замовчуванням; журнали контролю зловживань можуть зберігатися до 30 днів, а стан залежить від API та налаштувань. Запити планування використовують контекст Aideno з вимкненим зберіганням відповідей. Окремий шлях відповідей використовує постійні розмови OpenAI, що зберігаються до видалення. Вимкнене зберігання відповіді не означає нульове зберігання даних. Обробка OpenAI та його субпроцесорами можлива у США й інших зазначених ними країнах.

Cookies, сховище браузера та сповіщення

Aideno використовує необхідні cookies входу, сесії та захисту. Сесія налаштована на 7 днів, cookie останнього обраного бізнесу — до 180 днів (HTTP-only, same-site, secure у production). Мовна перевага та cookie підписки пристрою на сповіщення можуть зберігатися до року. Сховище браузера підтримує налаштування, незбережені чернетки бізнес-налаштувань, стан навігації й установлену вебпрограму. Необов’язкова аналітика використовує локальне сховище лише після згоди, як описано нижче.

Сповіщення потребують дозволу браузера. Вони можуть показувати ім’я або username клієнта та потрібну дію, зокрема на заблокованому екрані. Доставка відбувається через push-сервіс браузера чи операційної системи, наприклад Apple, Google або Mozilla. Вміст шифрується під час передачі через цей сервіс, який також обробляє метадані доставки. Сповіщення можна вимкнути в Aideno чи браузері; це не видаляє історію доставки й запис підписки автоматично.

Необов’язкова аналітика сайту

Відвідувачі публічного сайту можуть дозволити аналітику PostHog. Якщо її налаштовано, вона починає вимірювати перегляди, взаємодії та успішні реєстрації лише після дозволу «Аналітика» в налаштуваннях приватності або вибору «Дозволити все». PostHog отримує псевдонімний ідентифікатор браузера, URL сторінок і джерел переходу, інформацію про пристрій і браузер, натискання, вибір мови та параметри кампаній (UTM). Подія успішної реєстрації використовує той самий анонімний ідентифікатор браузера та дані кампанії, отримані після згоди; вона не містить email, пароля, ідентифікатора акаунта, токенів автентифікації чи параметрів URL сторінки входу. Аналітика та записи сеансів мають окремі налаштування, обидва вимкнені за замовчуванням. Якщо записи доступні, вони починаються лише після окремого дозволу або вибору «Дозволити все». Можна дозволити аналітику без записів або записи без аналітики. «Відхилити все» залишає тільки необхідне сховище сервісу. Контактна форма виключена, значення полів приховані, журнали консолі, заголовки та тіла мережевих запитів не записуються. На сторінках входу не вимірюються перегляди, натискання чи записи сеансів; передається лише подія успішної реєстрації. Сторінки акаунта, бізнесу й адміністрування виключені. Ми не ідентифікуємо відвідувачів за акаунтом чи контактними даними.

Вибір згоди та, після її надання, ідентифікатори PostHog і дані кампаній зберігаються у локальному й сеансовому сховищі браузера. Відкликання згоди припиняє збір, але не очищує наявне сховище; його можна очистити в браузері. Змінити вибір можна через «Налаштування приватності» внизу головної сторінки або сторінки входу. Відкликання припиняє подальший збір PostHog, але не видаляє вже зібрані дані. Строки зберігання аналітики та записів визначаються налаштуваннями проєкту PostHog. За деталями строків або для запиту на видалення зверніться до support@aideno.chat. PostHog є отримувачем даних цієї необов’язкової аналітики.

Вимірювання реклами

Інструменти відстеження також вимірюють результати реклами через Google Ads (Google Ireland Limited і Google LLC). Для цього є окремий вибір «Вимірювання реклами», вимкнений за замовчуванням. Після його дозволу або вибору «Дозволити все» тег Google завантажується на головній сторінці та сторінці входу й передає успішну реєстрацію з випадковим ідентифікатором події та фіксованою оціночною вартістю 1 USD. Це не платіж і не дохід. Google може обробляти рекламні ідентифікатори переходу, cookies, інформацію про пристрій, браузер і мережу та подію реєстрації для вимірювання результатів реклами. Ми не передаємо цьому тегу email, пароль, ідентифікатор акаунта чи токени автентифікації. Персоналізована реклама вимкнена. Google отримує дані за застосовними умовами; дивіться інформацію Google про приватність реклами.

До згоди на вимірювання реклами тег Google не завантажується. Відкликання вимикає рекламне сховище й припиняє нові події реєстрації; уже завантажений тег може надсилати технічні сигнали щодо згоди. Відкликання не видаляє раніше зібрані дані чи наявні cookies. Строки зберігання Google залежать від застосовних налаштувань і політик. Cookies можна очистити у браузері; щодо запитів про дані звертайтеся до support@aideno.chat. Ці інструменти відстеження не отримують від Aideno повідомлення Instagram чи дані Google Calendar.

Кому передаються дані

Aideno не продає персональні дані, повідомлення, токени чи запити ШІ. Доступ можуть отримувати уповноважені користувачі бізнесу; персонал Aideno за службовою необхідністю; Render для хостингу, бази, журналів і резервних копій; OpenAI для ШІ; Resend для підтвердження email, відновлення паролів, повідомлень про їх зміну та, якщо налаштовано, надсилання запитів демонстрації команді Aideno; PostHog для необов’язкової аналітики та записів сеансів; Google для необов’язкового вимірювання реклами; Meta й Google для підключених функцій; push-провайдери для сповіщень; радники, аудитори, страховики, суди та компетентні органи, коли це потрібно за законом або для захисту прав і безпеки.

Render і OpenAI є субпроцесорами даних бізнес-клієнтів у відповідній частині. Meta та Google також надають бізнесу власні платформи за окремими умовами і не є автоматично субпроцесорами Aideno для всіх операцій. Resend обробляє власні листи Aideno щодо акаунтів і запитів демонстрації. Ролі й дозволені провайдери описані в Угоді про обробку даних.

Міжнародна передача

Оператор знаходиться в Польщі; обробка в контексті цієї діяльності, зокрема для українських клієнтів, підпадає під GDPR у відповідному обсязі. Постачальники, серед яких Render і OpenAI, можуть зберігати дані або надавати віддалений доступ із США та інших країн своєї діяльності.

Передачі за главою V GDPR потребують застосовного рішення ЄС про належність захисту або належних гарантій, наприклад стандартних договірних положень Єврокомісії (SCC), з оцінкою ризиків і додатковими заходами за потреби. EU–U.S. Data Privacy Framework застосовується лише до чинно сертифікованого отримувача й охоплених даних. Європейський хостинг сам собою не виключає міжнародний доступ. Копії чи опис гарантій можна отримати через support@aideno.chat з необхідними вилученнями конфіденційних відомостей.

Для передач з України також враховуються застосовні українські правила, зокрема стаття 29 Закону «Про захист персональних даних». Передача до Польщі, подальші передачі провайдерам і доступ з України оцінюються окремо. Ця політика не є загальною згодою на всі передачі; дивіться відповідний додаток до Угоди про обробку даних.

Строки зберігання та видалення

• Токени Instagram зберігаються, доки акаунт підключений, і видаляються при відключенні, видаленні чи відповідному запиті Meta. Для Google діють описані вище правила відключення та відкликання.
• Метадані обраного календаря очищаються після відключення. Раніше запропонований час перевіряється на доступність перед бронюванням; втрата доступності не видаляє запис пропозиції. Історія записів, подій і аудиту зберігається за потреби для планування, незавершених операцій і правомірних вимог з урахуванням вказівок бізнесу.
• Розмови, повідомлення, вебхуки, запити ШІ, черги та аудит зберігаються, доки потрібні для історії, контексту, підтвердження доставки, усунення помилок, запобігання повторній обробці та підзвітності.
• Постійні розмови OpenAI потребують окремого видалення у провайдера. Видалення робочого простору локально не доводить їх видалення. Aideno опрацьовує підтверджені запити через засоби й підтримку провайдера відповідно до закону; журнали контролю зловживань мають окремі строки.
• Підписки сповіщень використовуються, доки ввімкнені. Відключені підписки й історія потрібні лише для запобігання небажаній доставці, усунення помилок і безпеки, після чого видаляються.
• Операційні журнали зберігаються протягом строку, налаштованого в хостингу чи сервісі журналів, і обмежуються потребами безпеки та надійності.
• Запити демонстрації — доки потрібні для відповіді, замовленого контакту, протидії зловживанням і законного обліку.
• Посилання підтвердження email діє 24 години, відновлення пароля — одну годину. Завершення строку не видаляє записи токена чи подій безпеки; вони зберігаються лише за потреби для безпеки акаунта та розслідування зловживань.
• Записи прийняття документів — доки потрібні для адміністрування договору, підтвердження його умов, спорів і закону.
• Резервні копії можуть залишатися додатковий обмежений час до завершення їхнього циклу. Довше зберігання окремих даних можливе лише за обґрунтованої юридичної вимоги, спору, розслідування безпеки чи зловживань або вимоги платформи.

Непотрібні дані видаляються або анонімізуються. Строками керують операційні перевірки та підтверджені запити. Бізнес може вимагати ранішого видалення та обрати повернення чи видалення після завершення послуг відповідно до Угоди. Незалежні копії Meta, Google або бізнесу потрібно також адресувати їхньому контролеру. Резервні копії ізолюються від звичайного використання до видалення; законне зберігання обмежується потрібними записами й строком.

Безпека

Aideno застосовує розумні технічні й організаційні заходи: шифрування токенів Instagram та Google, перевірку підпису вебхуків за налаштованого секрету Instagram, хешування паролів, розмежування ролей і доступу. Доступ до сервісу, бази, секретів, ключів і журналів обмежений уповноваженим персоналом. Абсолютну безпеку інтернет-сервіс гарантувати не може.

Ваші права та звернення

Залежно від застосовного права й підстави обробки ви можете вимагати доступу, виправлення, видалення, обмеження, перенесення даних, заперечувати проти обробки на основі законного інтересу та вимагати захисту від виключно автоматизованих рішень із юридичними чи подібними істотними наслідками. Згоду можна відкликати без впливу на законність попередньої обробки.

Щодо даних акаунта Aideno звертайтеся до support@aideno.chat; щодо розмов і записів — до відповідного бізнесу. Aideno передасть йому запит і допоможе виконати його. Можуть знадобитися пропорційні відомості для перевірки особи та пошуку даних. Доступ інтеграцій можна відкликати в Meta/Instagram або Google.

За GDPR відповідь надається без невиправданої затримки, зазвичай протягом одного місяця. Дозволене продовження до двох додаткових місяців пояснюється протягом першого місяця. Запити зазвичай безкоштовні; законну відмову чи плату буде пояснено. Якщо застосовуються українські правила доступу, запит оцінюється протягом десяти робочих днів і зазвичай виконується протягом тридцяти календарних днів, крім законних винятків.

Право на скаргу за GDPR не обмежується резидентами ЄС. Можна звернутися до компетентного органу, зокрема UODO у Польщі, або, де застосовно, органу за місцем звичного проживання, роботи чи порушення. За українським правом також можна звернутися до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

Діти

Aideno призначений для бізнесу й не адресований дітям. Бізнес не повинен навмисно збирати дані дітей усупереч закону. Дізнавшись про обробку без належної підстави чи гарантій, Aideno обмежить або видалить дані та допоможе бізнесу виконати його обов’язки.

Зміни політики

Політика оновлюється при істотних змінах функцій, обробки, постачальників чи закону; дату наведено вгорі. Перед новим використанням даних Google повідомлення буде оновлено й отримано необхідну згоду.